高级狠人，开会绝不浪费时间。
大师会议有四个原则，学会了可以大大节省时间，提高效率：
1. 明确会议主题
99%的无效会议都是由于主题不明。好像你一开始就走错了方向，下面所有的讨论都是浪费时间。
良好的会议主题有一个重要特征，聚焦。
既不能总结，也不能泛泛而谈，而要专注于一件具体、看得见、摸得着的事情。
什么是泛泛而谈？“企业五年战略规划”和“三年长远发展”不可能通过一次会议得到答案。相反，这种会议很容易浪费时间，而不是边界讨论。
那怎样才能解决这个问题呢？非常简单，拆分。
也就是说，把这些大而空的主题，分成一个明确的小主题，然后分成几个会议进行讨论。
比如“企业五年战略规划”，可以分为以下几类：
1. 商品研发战略；
2. 市场营销策略；
3. 渠道铺装策略；
4. 人才建设战略；
拆分后也可再拆分，如“商品研发战略”可分为：
1. 研究客户趋势变化；
2. 探讨新产品开发方向；
3. R&D预算计划；
会议的主题越具体，与会者就越专注。
切记，不要为会议而开会。会议的目的是解决特定的问题。
2. 选择合适的参与者
会议绝非人越多越好。
许多人认为头脑风暴，集思广益是一种有效的产出思路的好方法。但是实际情况是人越多，能想出的好主意就越少。
一项外国研究表明，8人以上的会议效率会直线下降。最佳人数为5-7人，人太少，意见不充分，思路不开放；
人类太多，每个人说话的机会就会被压缩，最终导致一些人开始偷懒，并期望别人说话。
在《乌合之众》中有一句话是这样说的：
人一旦进入人群，智力就会严重下降。为了获得认可，个人愿意抛弃是非，用智力换取那种让人感到安全的归属感。
这种说法放在“会议”上再合适不过了。
一旦一个喜欢表达自己的“意见领袖”出现在会议上，不管他说的对不对，很多人都会下意识地被他的想法带走，懒得思考。
即使有些持不同意见的人，也会因为“大多数沉默”的出现而放弃对自己观点的捍卫，以换取表面的和平。而且参与者越多，这种和平的意义就越重要，甚至超越了会议目的本身。
例如许多企业喜欢由老板拖着大家开会。这个时候，如果遇到一个喜欢说话的老板，那基本上就是他的独角戏。
假如会议的目的是宣布信息或者安排任务，那还是可以理解的。但是如果会议是为了讨论问题，那将是一场灾难。
为了保住自己的工作，没有人敢公开反对老板的意见。对于老板来说，这也是一种伤害，因为没有人敢提建议，所以不可能有违背他们意见的建议。
这样会开到最后，很容易变成“派系站”，进而偏离了原来的目的。
那怎样解决这个问题呢？很简单，选择你的参与者，从根本上抹去这一征兆。
首先，老板不能参加讨论型会议。
我们所说的讨论型会议，就是希望通过会议来讨论具体的解决方案。这样的会议老板就不参加了。
老板的角色是选择和评价做决定，而不是煞费苦心想办法。这种事情会留给下面的人。老板只看结果，不看过程。
作为老板，不要自己动手，要大胆放权。这个权利既是管理权利，也是讨论权利。这样既节省了老板的时间，又让大家放下勇气去讨论，两全其美。
其次，找出最相关的参与者。
有两层含义。第一，责任是有关系的，这个问题谁负主要责任，谁就必须参与。
第二，能力有关，这件事谁有办法处理，那么他就是必须选择的人。
但是这里需要注意的是，能力相关的人不一定也是责任相关的，所以在邀请参加会议的时候一定要小心，提前打个招呼，征求对方的同意。这个时候考验的是会议策划人的情商和沟通能力。空间有限，这里就不做了。
如果你还不明白，问问自己，如果这次会议缺少了谁，你就不能开始。这次会议有没有他，影响不大？这次会议的话题谁最有发言权？
按照这一标准，先框定5-7人席位，再去邀请。这样做，就是功德无量。
3. 设置全程监督
会议就像写文章一样。
高效的会议就像写论文，先立论，再争论，最后得出结论；低效的会议就像写散文一样，总是分散在三界之外，而不是五行之外。
这里的不同之处在于监管者的出现。
高效率的会议，必须设置一个监督者。首先，他有两个角色，调整路轨，如果讨论的焦点出现偏差，及时把大家拉回来。
监管者需要密切关注会议讨论的内容，以及是否与会议主题密切相关。一旦发现出轨，就要及时提醒大家，即使讨论精彩激烈，也要“悬崖勒马”。
尤其是那些跨越上午和下午的会议。午休后，所有人的头脑仍然处于空虚状态。
如果监管人员不能及时关注话题，你很快就会发现讨论的内容变成了今天鸡腿是否新鲜，食堂的饭菜是否可口，昨天的综艺节目有什么新的八卦。
监督者的第二个作用，控制时间。
每一个话题都设定了一个讨论的时间段，一旦发现超时，不管有没有结果，都要停止讨论。
不知道大家有没有这样的经历。当你需要召开几次会议时，如果第一次会议加班，接下来会造成第二次会议的连锁效应，第三次会议不能按时召开。
要知道大会是一种集体行动，一种微弱的影响，在集体中会乘以数倍的放大，最终导致整个团队效率低下。
我经历了一系列“连环加班”的会议。本来下午一点的会议，最后一次会议延长了20分钟，因为一个同事迟到了10分钟。
然后第二次会议不能如期举行，因为有些人迫不及待地想先处理其他事情，直到第二次会议被推迟30分钟才开始。
而且这次又侵犯了第三次会议的时间，因为前一系列的延迟，第三次会议被推迟了将近一个小时。
而且第三次会议共有7人参加，这意味着一天有7个小时的工作时间被浪费了。
蝴蝶效应就是这样来的。
有些朋友肯定会问，那么如果真的在规定的时间内无法讨论结果呢？
我的经验是，我宁愿找个时间下次再开会，也不愿让大家浪费时间。但此时，监管人员应记下本次会议的所有信息，如结果、悬而未决的问题和面临的新挑战，以便在下一次会议上顺利连接，无需重复讨论。
而且这样，就进入了今天文章的最后一节，这也是高效会议的重要体现。
4. 不要忘记后续跟进
在大型企业工作时，我所学到的一个重要技能就是写会议记录。
评价一个会议最终是否有结果的重要标准是看会议记录是否写得好。这是最后一次会议的结束，也是开始下一步工作的开始。
一个合格的会议记录包含五个关键因素，下面我用一张图片来说明：
在这些问题中，会议的主题和参与者之前已经解释过了，这里就不赘述了。
“讨论内容”就是围绕会议主题进行哪些方面的讨论，你要用简洁的句子来高度概括；
“得出结论”就是总结整理会上大家已达成共识的观点；
“下一步计划”是依次列出会议上尚未达成共识的问题，以及未来将进一步讨论的项目和已经决定做什么。在这里，我们必须清楚地写下与会者的角色，以及下一步谁负责什么。
例如，下面的会议记录写得很好：
看不见的朋友 ，我又用文字写了一遍。
1. 会议主题：
探讨品牌新产品上市的营销策略；
2. 参会人员：
品牌部、产品部、公关部、媒体部；
3. 探讨内容：
- 整理产品卖点；
- 顾客人群画像；
- 竞品分析；
- 媒体渠道建议；
4. 得出结论：
- 确定以“互动体验”为产品主要卖点的市场传播沟通；
- 确定以18-25岁一二线城市年轻人为核心沟通对象；
- 确定以动画、游戏、音乐为主要垂直媒体投放渠道；
5. 下一步计划：
- 品牌部门开始准备传播主题；
- 媒体部门对媒体渠道的排期计划和合作资源有了更深入的了解；
- 公共关系部门咨询相应的明星和艺人资源；
上述，就完成了一次会议记录的整理。
值得注意的是，这看上去是一件小事，但却起着承上启下的作用。
但是很多时候，写会议记录的都是刚进入职场的新人，还没有意识到它的意义，到处都是乱七八糟的前言和后语。
花点时间把这个练好，将来你在职场上会受益匪浅。
上述就是今天的内容，最后总结一下，如何提高会议效率？以下四点需要注意：
1. 明确会议主题；
2. 选择合适的参与者；
3. 设置全程监督；
4. 不要忘记后续跟进；
本文来自微信微信官方账号 “张良计”（ID：zhang_liangj），作者：张良计，36氪经授权发布。
本文仅代表作者观点，版权归原创者所有，如需转载请在文中注明来源及作者名字。
免责声明：本文系转载编辑文章，仅作分享之用。如分享内容、图片侵犯到您的版权或非授权发布，请及时与我们联系进行审核处理或删除，您可以发送材料至邮箱：service@tojoy.com