在你不堪重负的时候，三个关键策略可以帮助你很大。

当你不知所措，不能通过给团队更多的授权来解决的时候，还是有办法腾出精力的。现在是重新评估的时候了，认真思考自己想做什么，怎么做。以适应目标的方式工作，使努力与实际需求一致，消除习惯性的低价值工作，有策略地减少自己。 “普遍性”，这将为你和你的团队腾出宝贵的时间和精力，专注于真正重要的事情。

当管理者像现在很多人一样不堪重负的时候，常见的领导建议是多授权。但是如果你已经授权了所有的授权，但是工作还是太多了，你该怎么办？假如您的团队也同样陷入困境，将更多的工作委派出去，只是转移了过度的负担，而非长期计划。

在咨询和培训工作中，我们与数百名领导和团队合作，多次见证了这种情况。幸运的是，有三个关键策略可以帮助你重新评估和调整手头的工作，腾出有限的时间和精力。

确保团队真正理解，“足够好” 的标准

人们很容易认为每一项工作都应该是最好的。但是如果你或者团队做的每一件事都追求卓越，那就是过分追求质量，这样会给团队带来压力，浪费精力，减缓工作进度。

我们鼓励领导者 适应目标的方法 开展工作。这意味着有意识地评估一项工作需要投入多少精力才能合理。你和团队成员讨论过什么是特定任务吗？ “足够好” ？或者哪些阶段可以简化？

我们曾经指导过一个CEO，他是合理控制精力和时间的典范。他知道工作的重点，并告诉股东会每周发邮件汇报，这些内容将是未经编辑的。 这样，他就可以让股东实时了解情况，而不会浪费他宝贵的领导精力。

在另一个过程繁琐的组织中，领导习惯于咨询很多组织决策中员工的反馈。你可能认为员工会喜欢这种高度参与的方式，偶尔也会这样。但总的来说，员工经常抱怨组织过程过于繁琐，这让他们的生活和工作变得更加艰难，而不是更好。我们指导CEO及其团队选择不同的决策流程，并根据问题的重要性或风险程度尽可能简化。

另一位高管客户现在要求直属下属，只需要和她分享高效完成的初步计划，而不是完善的多份文件，对于不太复杂或者风险低的工作。她还鼓励团队在可能的情况下发送关键邮件，而不是长篇大论，并表示如果有任何问题，他们会进一步沟通。团队也在研究如何利用人工智能来缓解工作的劳动强度。

假使你和团队忙得不可开交，那么一定要花时间去思考如何改变工作模式。

询问自己并与团队讨论：

●你能做些什么呢？ “尚可” 水平，简化流程，节省时间和精力？例如，每周报告的篇幅是否可以缩短？能否用要点代替长篇叙述？假如情况简单，真的需要一个完整的项目计划吗？

●为了简化或减少交付结果和流程，你能和老板达成什么协议？比如能不能告诉老板，发更简单或者更少的沟通内容会更有效率？一份手稿而不是完美文档是否足以传达信息？决策过程可以简化吗？

●人工智能怎样帮助你和团队减少？ “足够好” 工作所需的时间？询问团队成员正在尝试哪些应用程序，并鼓励他们尝试更多。例如，会议总结应用程序现在相当优秀，原始写作应用程序也很有帮助。最近，我们和同事们一起集思广益，列出了一份值得尝试的工具清单。

当管理者和团队冷静下来，审视是否有可以从战略角度降低要求的任务时，答案通常是肯定的。鼓励“掌握分寸”的工作方法可以让团队充满活力。

识别和清除隐藏的低价值任务

众所周知，清除低价值任务非常重要。但是，在与客户合作时，我们经常会发现很多低价值的任务已经成为无意识的习惯，这是不言而喻的，但却被忽视了。即使是那些致力于简化工作团队的人，也经常尝一尝，错过机会。如果我们深入挖掘，我们通常可以节省更多的时间。

根据我们的经验，通常需要第二轮。 只有通过“审视”，人们才能找到所有可以卸载或减少的任务。

下面是一个简单的卸载过程，可以和团队一起使用：

● 在开展卸载工作会议之前，让团队成员思考所有可以消除的任务。在实际会议中，他们通常会在一开始就提出自己想让别人停止做的事情，这并不重要，这样他们就可以进入状态。

●接着，让他们进一步思考，如果每周少工作一天，他们能停止做什么工作？通常在这个时候会有突破性的发现。

当然，您必须确保清除某些工作不会对客户、同事或财务产生负面影响。

弗朗斯的一个客户负责医院的几个护士团队。护士们觉得行政工作不堪重负，几乎没有时间照顾病人。她问护士团队如何在不影响患者护理的情况下减轻工作量。经过深入讨论，他们决定停止使用每个病人必须填写的100个问题清单，只记录异常现象。这使得每个团队成员每周可以减少三到四个小时的工作，然后有更多的时间照顾病人。

常见的低价值工作来源是信息泛滥。大量的信息经常被分享，但人们既不阅读也不采取行动。弗朗斯早年担任零售公司首席执行官时就有过这样的经历。所有的领导都在抱怨报告和沟通太多。他和他的团队决定下个月停止所有的报告，然后讨论什么是不可或缺的。因此，该团队可以减少近40%的报告工作。

正如上述医院的例子所示，行政任务、复杂的表格或审批程序往往是低价值的工作。 “高发区”。有着 “过程繁琐” 文化组织，常常会对各种工作进行组织。 很多决策、任务或项目本都可以更简单地处理，“过度处理”。此外，当 当“足够好”(如上所述)能够完成工作时，文档的审核和修复往往会不必要地占用大量的时间。当然，几乎总有一些会议不需要召开，或者时间可以大大缩短。

你可以试着停止、改变或减少哪些工作？记住，如果你取消了一些重要的工作，你可以随时恢复。我们发现，当团队接受时。 “可逆性” 当他们决定原则时，他们会更有信心地停止或简化他们的工作。向团队保证:如果我们取消或改变某些工作模式，发现需要恢复正常，我们会这样做。

战略性地减少你的 “普适性”

许多领导人认为他们应该随叫随到。但是过分的 “普适性” 会导致更多的互动，使团队成员对你产生不必要的过度依赖。给予彼此更多的空间，团队成员将有更多的行动空间，你也可以腾出时间。

一位曾经与我们合作过的专业服务业高级合作伙伴，因为她参与的项目太多，所以一直觉得自己的工作不堪重负。

在项目中，我们一直质疑她。 “全心全意投入” 标准，并提出另外两种可行的方法。首先是:项目开始时参加，项目期间检查一两次，项目结束时参加总结会议。第二种选择是做顾问，只在别人身上。 “有需求” 提供头脑风暴的想法或解决方案。

调整参与方式让她和团队都松了一口气。在几个项目中，她退了一步，团队也觉得自己更有能力主导工作。

下面是你可以问自己的一些问题：

你们现在参与的项目或计划太多了？哪些可以完全退出？

如何在减少参与度的同时，仍然能够满足同事的需要？

异步更新能否更多？

您是否只参加会议的相关部分？还是只参加关键决策会议？

能否尝试与直属下属或同事进行15分钟的简短交流，而不是长时间的会议？

把创造力发挥到可以抽身的地方(并帮助团队也这样做)，同时告诉同事为什么，让他们了解你的动机。

……

当你不堪重负，无法通过给团队更多的授权来解决的时候，还是有办法腾出精力的。现在是重新评估的时候了，认真思考自己想做什么，怎么做。以适应目标的方式工作，使努力与实际需要一致，消除习惯性的低价值工作，有策略地减少自己的工作。 “普遍性”，这将为你和你的团队腾出宝贵的时间和精力，专注于真正重要的事情。

本文来自微信微信官方账号“哈佛商业评论”，作者：HBR-China，36氪经授权发布。

本文仅代表作者观点，版权归原创者所有，如需转载请在文中注明来源及作者名字。

免责声明：本文系转载编辑文章，仅作分享之用。如分享内容、图片侵犯到您的版权或非授权发布，请及时与我们联系进行审核处理或删除，您可以发送材料至邮箱：service@tojoy.com